Gõ tay từng dòng số liệu từ hàng chục hoá đơn mỗi tháng — việc lặp lại tốn thời gian nhất của kế toán, và cũng là việc dễ sai sót nhất khi làm liên tục, mỏi mắt. Công nghệ đọc hoá đơn bằng AI giờ đủ chính xác để tin tưởng cho phần lớn công việc này.
Cách hoạt động — không cần hiểu kỹ thuật, chỉ cần biết quy trình
Công cụ đáng dùng — có bản miễn phí để thử trước
- Parseur — miễn phí 20 trang/tháng, không cần thẻ, đủ dùng cho doanh nghiệp nhỏ ít hoá đơn. Xuất ra Excel, CSV, hoặc kết nối thẳng vào phần mềm kế toán
- InvoiceOCR.ai — miễn phí 50 trang/tháng, đọc được cả hoá đơn viết tay, ảnh chụp mờ
- Chat AI thường (ChatGPT, Claude) — tải ảnh/PDF hoá đơn lên, yêu cầu trích số liệu thành bảng. Miễn phí, hợp khi số lượng hoá đơn ít, không cần tự động hoá toàn bộ quy trình
- Luôn kiểm tra lại số liệu AI trích ra, đặc biệt với hoá đơn viết tay hoặc ảnh chụp mờ — độ chính xác cao (95-99%) không có nghĩa là tuyệt đối
- Dữ liệu hoá đơn thường có thông tin tài chính nhạy cảm — chọn công cụ có cam kết bảo mật rõ ràng (mã hoá, xoá dữ liệu sau xử lý), đặc biệt nếu xử lý hoá đơn của khách hàng/đối tác
- Với hoá đơn có nhiều dòng hàng phức tạp, luôn đối chiếu tổng các dòng với tổng tiền hiển thị trên hoá đơn trước khi tin dùng số liệu
Đọc hoá đơn đính kèm và trích ra: tên nhà cung cấp, ngày, mã hoá đơn, tổng tiền trước thuế, thuế, tổng tiền sau thuế. Trình bày dạng bảng.
Đọc hoá đơn đính kèm, liệt kê chi tiết từng dòng hàng: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kiểm tra tổng các dòng có khớp với tổng tiền trên hoá đơn không.
Đọc các hoá đơn đính kèm, tổng hợp thành 1 bảng: nhà cung cấp, ngày, số tiền, để tôi dán thẳng vào sổ chi tiêu tháng này.
So sánh hoá đơn này với các hoá đơn trước đó của cùng nhà cung cấp: [dán/mô tả thông tin cũ]. Có gì bất thường về giá hoặc số lượng không?
Soạn email nhắc nhà cung cấp/khách hàng về hoá đơn [điền mã hoá đơn] đã quá hạn thanh toán [điền số ngày], giọng lịch sự nhưng rõ ràng.