Quyết định nội bộ, thông báo, biên bản họp, hợp đồng mẫu — phần lớn văn bản hành chính lặp lại một cấu trúc quen thuộc, chỉ đổi vài chi tiết mỗi lần. Đây là việc AI làm rất tốt, miễn là bạn biết ranh giới ở đâu nên dừng lại để có người có chuyên môn pháp lý xem qua.
Việc AI làm tốt
- Văn bản hành chính nội bộ — thông báo, quyết định, biên bản họp, lịch công tác — cấu trúc lặp lại, ít rủi ro pháp lý nếu sai sót nhỏ
- Bản nháp đầu tiên của hợp đồng đơn giản — hợp đồng dịch vụ nhỏ, thoả thuận hợp tác cơ bản — AI soạn khung sườn nhanh, tiết kiệm thời gian bắt đầu từ trang trắng
- Rà soát chính tả, ngữ pháp, tính nhất quán — kiểm tra văn bản dài có đồng nhất cách dùng từ, số liệu không bị mâu thuẫn giữa các phần
Ranh giới quan trọng — khi nào cần người có chuyên môn pháp lý
AI không có trách nhiệm pháp lý, không cập nhật đầy đủ quy định pháp luật mới nhất, và có thể tạo ra điều khoản nghe hợp lý nhưng không có giá trị pháp lý thực tế (đúng vấn đề "AI có thể sai" đã học ở Lộ trình học, áp dụng nghiêm trọng hơn nhiều ở văn bản pháp lý). Nguyên tắc: AI soạn bản nháp, người có chuyên môn pháp lý duyệt trước khi ký — không bao giờ dùng thẳng hợp đồng AI soạn mà không qua kiểm tra, đặc biệt với hợp đồng giá trị lớn hoặc có điều khoản phức tạp (bồi thường, độc quyền, chấm dứt hợp đồng).
- Không bao giờ ký hợp đồng giá trị lớn hoặc phức tạp chỉ dựa vào bản AI soạn mà chưa qua người có chuyên môn pháp lý xem lại
- Với văn bản có hiệu lực ràng buộc pháp lý, luôn kiểm tra lại các điều khoản có đúng quy định pháp luật hiện hành, vì AI có thể không cập nhật thay đổi luật mới nhất
- Không đưa thông tin nhạy cảm của đối tác/khách hàng vào AI miễn phí nếu hợp đồng có điều khoản bảo mật nghiêm ngặt
Soạn thông báo nội bộ về [điền nội dung], gửi tới [điền đối tượng nhận], giọng trang trọng nhưng rõ ràng, có ngày hiệu lực.
Từ ghi chú cuộc họp sau, soạn thành biên bản họp đầy đủ: thành phần tham dự, nội dung chính, quyết định, việc cần làm và người phụ trách: [dán ghi chú]
Soạn bản nháp hợp đồng [điền loại hợp đồng] giữa [điền 2 bên], gồm các điều khoản cơ bản: phạm vi công việc, thời gian, thanh toán, chấm dứt hợp đồng. Đây chỉ là bản nháp tham khảo, sẽ qua luật sư duyệt trước khi dùng.
Đọc văn bản sau, kiểm tra có chỗ nào số liệu, tên gọi, hoặc điều khoản mâu thuẫn nhau giữa các phần không: [dán văn bản]
Soạn checklist ngắn để kiểm tra trước khi gửi văn bản [điền loại văn bản] chính thức, gồm cả việc cần luật sư duyệt nếu liên quan tới hợp đồng quan trọng.